融資と税務会計で大阪の起業・会社設立をサポートする税理士事務所
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会計ソフトの選び方-クラウド会計ソフト？インストール会計ソフト？
クラウド会計ソフトって？
近頃テレビCM、ネット広告などでFreee（フリー）やMFクラウド会計（マネーフォワード）のコマーシャルをよく見かけるようになりました。
高額なソフトを買わなくても手軽にWeb上で会計記帳ができそうだけど、使い勝手はいかがなものか？どのようなメリットがあるのか？弥生会計などの既存の会計ソフト比べてどうなの？といったご質問をよく受けます。
FreeeやMFクラウド会計のプロモーションにより、徐々にクラウド会計ソフトが浸透しているとはいえ、まだまだ、大阪、京都、神戸あたりの税理士や会計事務所で対応しているところも少ないのが現状です。
というわけで今回は、会計ソフトの中でも特に最近話題となっている「クラウド会計ソフト」についてまとめてみることにしました。
クラウド型会計ソフトでで会計業務をおこなうことで、複数人での同時作業や共有ができたり、パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレット端末などいろいろなディバイスから作業ができたり、データのバックアップが自動的にとれたり、ということが可能になります。
今利用している会計ソフトが使いづらいと感じている方、これから会計ソフトを導入しようと思っている方など、ぜひ参考にしていただければと思います。
※”インストール型”と”クラウド型”会計ソフト
会計ソフトには大きく分けて弥生会計のようなパソコンにソフトをインストールして使用する”インストール型”とインターネットに接続できればどこでも使用できるFreee、MFクラウド会計を代表とする”クラウド型”があります。
会計ソフトとはそもそも何をするものか？
会計ソフトの導入は必須！
クラウド会計ソフトの説明の前に、会計ソフトとは何をするためのものかをおさらいしておきたいと思います。
まず、記帳代行のすすめでもご説明したとおり、会社・個人事業主ともに、税法により日々の事業取引や入出金を一定のルールに基づいて記録していくことが必要になります。「毎日の取引を会計帳簿に記入（記帳）」することです。自分の事業（会社）がどれくらい儲けているのか、つまり「収入がいくらで、それにかかった経費が何円なのか」というのを把握するためには、帳簿をつける必要があるのです。
そして、この帳簿記帳はノートなどの紙やエクセルなどに記載入力していっても良いのですが（実際パソコンなどのソフトが発達していない時代は手書きでの記帳であったことは言うまでもありません）、手間や時間がかかりますし、単純な転記ミスなどで不整合が生じたときもそれを修正するのに多大な時間を要するのは想像に難くありません。
ですので、多くの会社や個人事業主は弥生会計や勘定奉行、TKC、JDL、最近ではFreee、MFクラウドといったの各種会計ソフトを利用してラクに日々の会計記帳を行っているのです。
会計ソフトのできること
それでは会計ソフトのできることというのはどのようなことがあるのでしょうか。
ソフト会社によって得意不得意ありますが、基本的な要素としては、ソフト上で日々の記帳（仕訳）業務を行うと総勘定元帳、補助元帳、試算表、決算書までが連動して自動生成されるというものになります。また、過去の入力データ（例えばA社の◯月○日の売上金額、△月△日に支払った経費の内容など）もソフト上で簡単に確認できるようになっています。計算チェックや不整合のアラームなども備わっているため、ある程度簿記の知識があれば使いこなすことができます。
それでは、会計ソフトで作成できる主な帳票はどのようなものがあるのでしょうか。
- 日々の会計記帳（仕訳入力）による仕訳帳の生成
- 総勘定元帳の自動生成
- 補助元帳の自動生成（預金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳など）
- 月次試算表の自動生成
- 決算書の作成
上記の各帳票は法律で作成が求められているもの、経営管理上必要なものを含めすべて網羅されています。つまり、当然のことですが、会計ソフトを使用すれば、作成・保管すべき帳票は問題なく作成できるようになっています。”インストール型”であれ”クラウド型”であれ、必要な最低限の帳票は作成、出力できるようになっています。
クラウド会計の特徴
クラウド会計ソフトのよいところ
- インターネット環境があればいつでも最新のソフトを使用できる
ソフトをインストールする必要がないので、PCを選ばず、Macでも、iPhone、iPadといったスマホやタブレットでも利用できます。
また、ブラウザ経由でソフトを使用するので常に最新のソフトを使用することができます。PCを買い替えた場合にも安心です。
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インターネットバンキングなどとの連携で記帳業務を短縮できる
ネットバンキングやクレジットカード、電子マネーのWEB明細を自動取得できるので入力の手間が省けます。
そして、ただ取り込むだけでなく、取引内容に応じて勘定科目や補助科目（取引先）を推測して、仕訳を自動で作成してくれます。
この自動仕訳生成機能がfreeeやMFクラウドを選ぶ一番の理由になります。
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POSや請求書システムとの連携で記帳業務を短縮できる
クラウド型のPOSレジや各種の請求書システムと連携することで記帳時間を大幅に短縮することができます。
レジ内の売上データや発行した請求書データをそのまま売上として計上するので売上の計上漏れや金額の誤りなどがありません。
その他にも経費精算システムとの連携ができたりと、経理業務の効率化を進めることができます。
- バックアップは自動
会計データは、クラウドサーバー上に保管されます。自分でデータのバックアップを取る必要がありません。PCが壊れてもいつでも最新のデータで作業を続けることができます。
- 複数人が同時に見ることができる
普段は経理担当者が登録作業を行っている場合でも、経営者は好きな時に必要なデータを確認することができます。
経営者とすれば、得意先別の売上金額、部門毎の成績、資金残高を見たい時に見ることができます。経理担当者が社長に渡す資料を準備する手間もなくなるかもしれません。
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税理士とのデータの受け渡しが不要
事業者側・税理士側が常に最新のデータを確認することができます。
ブラウザを通じて事業者・税理士双方が会計データを見に行くことができますので、会計データをバックアップしてメールで送るといったデータの受け渡しが不要になります。
クラウド会計ソフトのよくないところ
- 手入力の場合、入力に時間がかかる
クラウド会計ソフトの最大の強みは、ネットバンクの情報やPOSレジなどとの会計データの自動連係・自動仕訳生成機能です。
一方、自動連携ができない取引を画面から入力する場合、動作毎にインターネットでの通信を行うことになりますのでインターネット環境によっては遅くなりますし。手入力の操作性に関しても大量の手入力を想定しているインストール型に対して劣っているといえます。
取引のテンプレートを用意して入力時間を短縮する工夫が必要です。
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システムトラブルやメンテナンス時に使用できない
システムトラブルが発生した時、メンテナンス時間は使用できません。インターネット接続ができないとったトラブル時も同様です。
入力作業や確認をしたくてもこういった時間はデータを見ることもできません。
システムトラブルはほとんど発生しませんし、メンテナンスも早朝等なの影響は少ないのですが、使いたいときに使えないことがあります。
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ランニングコストがかかる
会計ソフトを購入すると消費税率が変わるなどの大幅な法改正がない限り、ランニングコストなしでそのまま使用することができますが、クラウド型は使用料形式のためランニングコストが発生します。
インストール型の特徴
インストール型のよいところ
- 入力作業をスムーズに行うことができる
PC上で操作するだけなので入力に余計な待ち時間は発生しません。また、手入力での操作性に関してはインストール型の方が優れています。
- いつでも使用できる
PCが故障して使用することができなくならない限り、いつでも使用できます。
- セキュリティ面の管理がしやすい
ソフトをインストールしているPCのセキュリティだけを考えればよいので、クラウド型よりもセキュリティ面の管理はしやすいといえます。
- インターネット環境がなくても使用できる
インターネットの接続にトラブルがあっても影響を受けることなく使用することができます。
インストール型のよくないところ
- ネットバンキングなどのデータの自動連動機能がない
クラウド型の強みである、ネットバンクやクレジットカード、POSレジとの連動機能はまだまだです。エクセルなどのフォームを作成して、取り込める形式に加工する作業が必要になります。
- バックアップは自分で行う必要がある
ソフトにより自動バックアップ機能がついているものもありますが、バックアップの管理は自分で行わなければなりません。また、PCハードディスクにバックアップを取るものではPCが故障した時にデータが失われるリスクがあります。
- 税理士とのデータの受け渡しが必要
税理士に会計ソフトのデータを渡して修正を行ってもらうことになりますが、メールやUSBなどを使って税理士とのデータの受け渡しが必要になります。ただ、最近ではデータをクラウド上に保管してデータのやり取りを行えるようになっているものもあります。
まとめ
クラウド型、インストール型、どちらが良いかと聞かれるとスタートアップ段階の会社様にはクラウド型とお答えしています。
クラウド型にもよくないところがあるものの、うまく活用すれば経理業務が大幅に改善することになりますし、Freee（フリー）やマネーフォワードも開発のスピード感があるため、数か月単位で操作性や機能を充実させています。
ただし、これまでに使い慣れている会計ソフトがあったり、現金取引が多い業種にはあまり向かないといったところもあります。期間限定で無料体験を行えるところもありますので、自社の経理に向いているかどうかしっかり確認しておいてください。
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経産省認定「経営革新等支援機関」
堀江税理士・公認会計士事務所
税理士・公認会計士 堀江亮司
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1979年生まれ 38歳
2002年同志社大学卒業
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大手銀行での法人融資業務、外資系コンサルティング会社での事業再生業務、マーケティングや経営戦略の経験・知識を生かした法人・個人事業主様への経営アドバイスを得意としています。
経験豊富でバイタリティにあふれる税理士・公認会計士が創業融資、医療法人・社会福祉法人会計、会計監査、経営コンサルなど、未来を目指して頑張るあなたを全力で支援します！
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