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税務署に指摘されない領収書

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領収書

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会社設立や個人事業開業をすると、社長・代表者として事業のために経費を立て替えることは多いこととともいます。

経費には直接的に事業に必要な事務用品や消耗品などのほか、得意先との仕事を円滑にするための接待費なども含まれます。

そんな事業経費に関するお客様からの相談の中で、よくいただくのが、領収書をもらい忘れてしまったであるとか、領収書はA4用紙に貼って保管する必要にあるかといった領収書に関するものです。

ここでは、税務署がどのように領収書を見るのかという観点でお話をさせていただければと思います。

領収書ってなに?

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会社や個人事業主の経費に計上するためには領収書が必須と思われている方も多いですが、実はそんなことはないのです。

領収書がなくても経費にできるものはたくさんあります。例え紛失したとしても経費にすることは可能です。

なぜなら、領収書は支払ったことを証明するものに過ぎないからです。

領収書は、経費にするための証明書ではなく、代金の支払い先に対してきちんと支払ったことの証拠書類なのです。

経理をするときや税務署が調査する際には、その領収書の性質を利用して、本当に取引が行われたかどうか、つまり経費として計上できるものかどうかをチェックしているというのがただしい理解です。

したがって、領収書がなくてもそのほかの手段で、支払った証明ができればOKです。

例えば、銀行振り込みの明細や、クレジットカードの利用明細でも大丈夫です。

それら以外で、下記の情報がわかるものがあれば領収書がなくても問題ありません。

①いつ?(日付)

②誰に?(代金を受け取った者の情報 名前、住所など)

③誰が?(宛名(代金を支払ったものの名前)

④いくら?(金額)

なお、③の宛名に関しては、「上様」と書かれた領収書が慣例として認められていますし、レシートには宛名は書いていないものの、運用上認められていることから③の条件は必須ではないといえます。しかし、金額が多額に上る場合は、内部管理上もきちんと会社宛の宛名を記載したものを受領する方がよいです。

スですので、ーパーなどのレシート程度なら十分、領収書代わりになります。レシートの方が明細が記載されているので、むしろ経理上も税務署としても親切だったりします。

領収書に対する税務署の本音?

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税務署と聞くと重箱の隅をつつくように細かい調査が行われるというイメージをお持ちの方も多いかもしれませんが、税務署員も実はいちサラリーマンにすぎません。給料をもらって、上司に評価されながら出世を目指す人が多い会社人とご理解ください。

そして、彼らの業務の中の「税務調査」についての本音はこんな感じです。

①うまく税金を徴収して上司から評価されたい。

②調査は効率的に終わらせたい。

③納税者とのトラブルはできるだけさきたい。

基本的には、効率的に仕事を進めようと考えるのは税務署にも当てはまるのでsう。そうすると、領収書に対する見方もおのずと次のような形となります。

①整理されていない領収書は、手間がかかるので見たくない。

②金額が大きくて怪しい領収書だけ見つけて効率的に仕事を進めたい。

③小さい金額の徴収所は、間違っていても税金に与える影響は少ないので無視。

④生活費を経費計上しているなら、大きな金額になりそうなのを集めて納税者にぶつける。

という感じです。

 

となると、税務署に目をつけられそうな領収書は、次のようなものになります。

①金額が比較的大きい領収書(少なくとも万単位以上)

②飲み屋、スナックなどの領収書

③観光と思われる旅行関係の領収書

こういったものが狙われやすいと考えてください。

数百円、数千円とかの細かい領収書はそれほどみられることはありません。

領収書の保存方法

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領収書は”保存”が大切です。法律上求められているのも”保存”です。ただし、整理方法については定めはありません。

A4用紙にレシートを糊付けして、丁寧に整理整頓されている方もいらっしゃりますが、こと税務署対応を考えた場合、整理はそれほど大切ではありません。

一旦支出を記帳してしまった後に、もう一度領収書を見直す機会がどれほどあるでしょうか。実際ほとんどないと思います。

つまり、会社、個人事業主である我々にとって整理しておくことのメリットは大きくはありません。整理して喜ぶのは調査がスムーズに進む税務署だけです。

ほとんどの税務調査は調査日程をいつからいつと決めて事前連絡の上調査に来ます。たとえ領収書が整理されていない状態でも、それにより調査日程が延長されることはまずありません。

大きな金額の領収書が見つからない場合には、後日の宿題となる可能性はありますが、整理されていないことが納税者にとってデメリットとなることはありません。

ですので、しっかり”保存”さえしておけば、例えば月ごとでクリアフォルダに放り込んでおくだけで十分です。

まとめ

ここでは、税務調査においてみられる領収書のポイントと領収書の保管の方法について説明しました。領収書は必要な情報が説明できるものであれば、レシートでも銀行明細でもクレジットカード明細でもよいです。また、税務調査ではあまりに細かいものは無視されます。また、領収書の保管に関しても、記帳がきっちり正確にできているのであれば、スクラップブックに添付するなどの整理は必要ないです。

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税理士・公認会計士 堀江亮司

ーーーーーーーーーーーーーーー―
1979年生まれ 37歳
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大手銀行での法人融資業務、外資系コンサルティング会社での事業再生業務、マーケティングや経営戦略の経験・知識を生かした法人・個人事業主様への経営アドバイスを得意としています。
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